الكتابة في مستندات الأعمال

مستندات الأعمال الرقمية

في عصرنا الحالي الذي يتناقص فيه استخدام المستندات الورقية والمطبوعة، تعمل الشركات والمؤسسات على إنشاء بيئة عمل تعتمد بشكل أساسي على المستندات الرقمية. يتم إنشاء تلك المستندات وتعديلها أو معالجتها بواسطة برامج معينة، ثم يتم توقيعها وحفظها وإرسالها عبر الإنترنت، بحيث يسهل الوصول إليها. اتجهت العديد من الشركات والمؤسسات إلى استخدام المستندات الرقمية والإعتماد عليها بشكل أساسي، وذلك بسبب الإنتشار الكبير في استخدامات التخزين السحابي ومحركات الأقراص الثابتة الإحتياطية وتوفر خيارات التخزين الرقمي عالي السعة .

أنواع مستندات الأعمال

• رسائل البريد الإلكتروني ( Email ) :

يستخدم البريد العادي داخل الشركات للتواصل الداخلي بين موظفي الشركة وتبادل الرسائل والمعلومات والملفات قبل استخدام رسائل البريد الإلكتروني كأداة أساسية في تبادل المعلومات.تستخدم رسائل البريد الإلكتروني للتواصل مع موظفين في شركات أو مؤسسات أو جهات أخرى، لذلك يجب أن يكون المحتوى منظما بطريقة جيدة واحترافية. تحدد رسالة البريد الإلكتروني المرسل والمستقبل

• خطابات الأعمال ( Business Letters ) :

تستخدم خطابات الأعمال عادة في التواصل بين المؤسسة والأطراف الخارجية، مثل العملاء من الأفراد والمؤسسات الأخرى، وكذلك المقاولين ومقدمي الخدمات والمستشارين والمسؤولين الحكوميين. عادة ما يتم تنسيق خطابات العمل بنمط قالب معين، ويكون لها ترويسة ذات تصميم خاص بالشركة، واختيار ثابت للخطوط والألوان المستخدمة في التصميم وكتابة النصوص.

• تقارير الأعمال ( Business Reports) :

تعرض تقارير الأعمال المعلومات بتنسيق أكثر رسمية من الخطابات وعادة ما تكون أطول منها. تغطي التقارير مجموعة متنوعة من الموضوعات مثل بيانات المبيعات والبيانات المالية ودراسات الجدوى وخطط التسويق، وقد تشمل الإحصائيات والمخططات والرسوم البيانية والصور ودراسات الحالة ونتائج المسح.

• مستندات المعاملات ( Transactional Documents) :

تستخدم الشركة المستندات لإجراء المعاملات التجارية مع عملائها. وقد تكون هذه المستندات على صورة نموذج، كنموذج طلب أو فاتورة أو إيصال أو قائمة معينة. تختلف ً أنواع مستندات المعاملات عادة بناء على طبيعة العمل أو المؤسسة

• المستندات المالية ( Financial Documents ) :

تستخدم الشركة أو المؤسسة المستندات المالية لإدارة الأعمال، وعلى وجه التحديد لإبقائها في إطار الميزانية المحددة، وتستخدم كذلك في إعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية. تتضمن هذه المستندات سجلات الإيصالات وتقارير الرواتب والفواتير المدفوعة والكشوف البنكية وبيانات الدخل والميزانية العمومية ونماذج التقارير الضريبية

 

الصيغة الرسمية والغير رسمية في كتابة مستندات الأعمال

• الصيغة غير الرسمية :

تتضمن الصيغة غير الرسمية استخدام الكلمات والتعبيرات اليومية الشائعة، وينصب التركيز في هذه الصيغة على التواصل أو التفاعل نفسه وليس على طبيعة الأشخاص الذين يتم التواصل معهم أو موقعهم المهني أو الأجتماعي. تشبه الصيغة غير الرسمية ذلك التواصل الكتابي الذي يتم بشكل يومي بين الأشخاص ذوي العلاقة الوثيقة ببعضهم البعض رغم كون هذه الصيغة غير رسمية، فهي لا تعني على الإطلاق خلوها من الإحترام أو عدم وجود ضوابط معينة .

 

• الصيغة الرسمية :

في بيئة الأعمال المحترفة، يتميز أسلوب الكتابة بالصيغة الرسمية. الصيغة الرسمية هي التواصل الذي يركز على التعبير المهني مع التركيز على الأدوار والبروتوكول والوضع المهني يتميز أسلوب الكتابة في الصيغة الرسمية بمفرداته وببناء الجملة نحويا ويتم استخدام المفردات فيه بدقة وتركيز ، مما يعزز الصيغة الرسمية للخطاب أو المستند

 

أسلوب الكتابة في مستندات الأعمال الرسمية

• سهولة القراءة :

تتعلق سهولة القراءة بترتيب الكلمات بطريقة تسمح للقراء بالوصول إلى المحتوى بسهولة وبطريقة منطقية.

 

• التناسق :

يعد اتساق هيكلية التقرير (التنسيق) ضروريا لتأثير وفعالية كتابة الأعمال، ويشير إلى كون جميع عناصر التقرير موحدة في مظهرها والصيغة الذي تمت كتابتها وتنسيقها بها .

 

• الطباعة :

تمثل عملية الطباعة فن ترتيب الحروف والنصوص بطريقة تجعل النسخة مقروءة وواضحة وجاذبةً بصريا للقارئ .

 

• مظهر الصفحة :

تمثل عملية الطباعة فن ترتيب الحروف والنصوص بطريقة تجعل النسخة مقروءة وواضحة وجاذبةً بصريا للقارئ .

 

يمكن تلخيص عناصر الأسلوب الجيد في كتابة مستندات الأعمال بكل بساطة في الأمور التالية :

 

• كن موجزاً :

يتمثل الأختصار في استخدام العدد (الكم) المناسب من الكلمات للتعبير عن فكرة معينة، وتجنب استخدام الكثير من الكلمات للتعبير، حيث يعتبر الإيجاز في الكتابة أهم أساسات الكتابة الفنية.

• كن واضحا :

يمكنك أن تكون واضحا باستخدام الكلمات ذات المعنى الدقيق الذي تنوي نقله، وتجنب الكلمات ذاتً المعاني الغامضة، ومن الأفضل عادة استخدام الأسماء الملموسة بدلاً من الأسماء المجردة، أو الأفعال بدلاً من الأسماء .

• كن إنساناً:

أن تكون إنساناً يعني أن القراء يجدون ما تكتبه مكتوب بطريقة سهلة ومألوفة ووفق احتياجاتهم، مع تجنبا الألفاظ الدالة على الشخص مثل "أنا" و "نحن" واستبدالها بصيغة الغائب .

 

تنسيق مستند الأعمال

أساسيات التنسيق :

• استخدم الخطوط الحديثة أو الأعتيادية (مثل Times New Romanأو Arial للغة الإنجليزية و Calibri أو Times New Roman للغة العربية)
• محاذاة النص إلى اليمين .
• استخدام فقرات متباعدة .
• استخدام لون مختلف وحجم خط اكبر للعناوين .

 

أنواع مختلفة من المستندات :

• تقارير الأعمال :

تتطلب وجود أرقام الصفحات وصفحة الغلاف .

• خطابات الأعمال :

يتم ضبط كامل النص إلى اليمين وبفراغ واحد فقط بين الفقرات

• السيرة الذاتية الأحترافية :

تتكون عادة من صفحة واحدة فقط وبحجم خط يصل إلى 12نقطة، مع هوامش لا تقل عن 0.5 بوصة من جميع الأتجاهات

• رسالة بريد إلكتروني رسمية :

كن حذرا من الروابط المعطلة أو المرفقات المفقودة أو المعلومات غير الصحيحة في رسالتك

 

المبادئ الأربعة الأساسية في تصميم مستندات الأعمال :

• التقارب ( Proximity ) :

تجميع العناصر ذات العلاقة مع بعضها البعض .

• المحاذاة ( Alignment ) :

تشير كلمة المحاذاة إلى الموضع الصحيح للعناصر في المستند .

• التكرار ( Repetition ) :

تكرار بعض العناصر المرئية المختارة للتصميم في جميع أنحاء المستند .

• التباين ( Contrast ) :

استخدام الألوان بحذر، والحرص على التوازن في تباين العناصر .

 

هيكل البريد الألكتروني الرسمي :

أصبح لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية أسلوب وهيكل معين، نظراً لأنها تستخدم بشكل رئيس في الأتصالات التجارية. ويتضمن هيكل البريد الإلكتروني التحية والنص الأساسي والختام مع ضرورة إجراء التصحيحات الأملائية والنحوية قبل الإرسال .

السيد الفاضل أحمد

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

 

نهديكم أطيب التحيات، ونود إبلاغكم بأن القسم سيعقد اجتماعاً يوم الإثنين المقبل في تمام التاسعة صباحا في قاعة الإجتماعات الكبرى، وذلك لمناقشة الأدوار والمسؤوليات المنوطة بالأعضاء، وعليه يرجى التكرم بحضور الاجتماع للأهمية.

في حال وجود ما يمنع حضوركم، يرجى إبلاغنا رسميًا بذلك قبل ثلاثة ايام من موعد الاجتماع.

 

ولكم وافر الشكر والتقدير ,

حمد سلمان

مدير الموارد البشرية

 

 

لتحميل ملف PDF للطباعة : 

انقر هنا

لإستعراض ملف الدرس في المتصفح : 

انقر هنا

لمشاهدة شرح الدرس عبر قناتنا على اليوتيوب :

انقر هنا